Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für die Vereine/Abteilungen des Sportverbandes Kiel e.V.

 

Der 1. Vorsitzende des Sportverbandes Kiel e.V. erlässt die nachfolgende Datenschutzerklärung für seine Vereine, Abteilungen, innerhalb der Hauptvereine.

 

Datenschutzerklärung

Der Sportverband Kiel e.V. (im Folgenden: SVK), achtet die Persönlichkeitsrechte aller Menschen. Das gilt auch für die persönlichen Angaben seiner Einzelmitglieder (EM). Der SVK erfragt nur solche Daten von seinen Vereinen/Abteilungen, die notwendig sind, um ihnen die Vorteile des organisierten Sports zu ermöglichen. Die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) bzw. der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) werden erfüllt. Sollte ein Punkt übersehen oder zu ergänzen sein, können Sie uns gern darauf aufmerksam machen. Durch so eine Feststellung verlieren alle anderen Punkte nicht unmittelbar ihre Gültigkeit.

Aus Gründen der Lesbarkeit und dem Wunsch nach Verständlichkeit in einfacher Sprache wird im Text die männliche Form der Begriffe als allgemeine Form angewendet und stellt keine Bevorzu­gung männlicher Vereine/Abteilungen gegenüber weiblichen Mitgliedern oder Kindern dar. Aus dem gleichen Grunde werden keine zugrundeliegenden Artikel und Paragraphen genannt.

Der Vorstand des SVK benennt einen Mitarbeiter der Geschäftsstelle des SVK (Geschäftsführerin) und 1. Vorsitzenden, gegebenenfalls hat dieser einen Stellvertreter, vom 1. Vorsitzenden einzusetzen. Die erhobenen Daten der Bestandserhebung (Mitgliedsvereine und Abteilungen) werden durch einen Mitarbeiter und/oder seinen Vertreter des SVK erfasst, bearbeitet und verwaltet. Die betraute Person wird im Folgenden als „SVK-Mitgliederbetreuer“ bezeichnet. Soweit von Vereinen/Abteilungen Kontaktangaben erbeten werden, verweist der SVK auf die Web-Seiten dieser Institutionen.

Mit Ihrer Unterschrift unter der Beitrittserklärung stimmen Sie der elektronischen Verarbeitung von notwendigen Daten als Voraussetzung Ihrer Mitgliedschaft zu. Im Folgenden wird erläutert, wie wir mit den uns anvertrauten Daten umgehen.

  1. Welche Daten werden von Ihnen erhoben?

Der SVK in Person des SVK-Mitgliederbetreuers und des Vertreters benötigen für die Organisation und Verwaltung der Mitgliedschaften folgende Daten von Ihnen:

Lfd. Nr.

Beschreibung der verarbeiteten Daten

1.

Vereinsname

2.

Straße, Hausnummer

3.

Postleitzahl, Ort

4.

Mitgliederzahlen

5.

Freiwillige Zusatzangaben zum Verein

6.

Name, Vorname (Ansprechpartner 1. Vorsitzender/Kassenwart/Jugendwart)

7.

Postleitzahl, Ort

8.

Straße, Hausnummer

9.

E-Mail-Adresse (freiwillig)

10.

Festnetznummer oder Mobilfunknummer/Fax (freiwillig)

11.

Geburtsdatum aller angemeldeten Personen

12.

Geschlechter der gemeldeten Person/Personenen

13.

Name der Bank

14.

IBAN-Nummer

15.

BIC

16.

Kontoinhaber

17.

SEPA-Mandat

18.

Bilder

19.

Deutsches Sportabzeichen/Mini-Sportabzeichen

Erfassung Name, Anschrift, Geburtsdatum, w/m sowie abgelegte Leistungen in den einzelnen Disziplinen in Form einer Datenbank über den LandesSportBund Niedersachsen

20.

Lizenzen von Übungsleitern (Name, Geburtsdatum, Art der Lizenz, Ausstellungsdatum und Gültigkeit)

 

  1. Aufgrund welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?

Durch die Unterschrift auf der Beitrittserklärung, geben Sie freiwillig Ihre Einwilligung zur Erhe­bung und Verarbeitung der oben aufgeführten Daten.

 

  1. Welche Rechte haben Sie?

Sie können jederzeit ohne Angabe von Gründen von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen. Damit kann Ihre Einwilligungserklärung für die Zukunft abgeändert und vollständig widerrufen werden. Sie können den Widerruf entweder postalisch oder per E-Mail an den SVK-Mitgliederbe­treuer übermitteln. Beachten Sie, dass dadurch die elektronische Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft nicht unmöglich gemacht werden darf. Andernfalls kann es einen Ausschluss aus dem SVK zur Folge haben.
 

Sie haben ein Recht darauf,

Möchten Sie eines der oben aufgeführten Rechte ausüben, dann nehmen Sie dazu entweder telefonisch, postalisch oder per E-Mail mit dem SVK-Mitgliederbetreuer Kontakt auf.

Sie haben ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Wenn Sie meinen, bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten in Ihren Rechten verletzt worden zu sein, dann können Sie sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden:

 

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Telefon: 0431 988-1200
E-Mail:

 

  1. Welche Ihrer Daten werden zu welchem Zweck verarbeitet?

Der SVK verarbeitet nur solche Daten von Ihnen, die er für die Organisation der Mitgliedschaft benötigt.

Lfd. Nr. aus (1)

Zweckbeschreibung der Datenverwendung

1.-8.

Schriftliche Kontaktaufnahme - Zusendung von Unterlagen, Beitragsrechnungen, Zuschüssen und Mahnungen o. ä.

9.

Elektronische Kontaktaufnahme per E-Mail
Aufnahme in einen E-Mailverteiler durch Einwilligung

1.-18.

Organisation, Planung und Abrechnung von Veranstaltungen, Seminaren und Schulungen.

10.

Telefonische Kontaktaufnahme

11.-15.

Einzug der Mitgliedsbeiträge, Auszahlung von Zuschüssen u.a.

16.+ 17

Ermittlung von gruppierten anonymen Bestandsdaten für Statistiken

18.

Verwendung für Flyer, Dokumente, Bescheinigungen und Homepage. Zur Darstellung der Vereine (nach Genehmigung)

19.

Verwendung zur Erstellung von Urkunden, Auswertungen, Ehrungen und Statistiken

 

  1. Wo werden Ihre Daten gespeichert?

Lfd. Nr. aus (1)

Speicherform und -ort der Daten

1.-18.

Mitgliederdatei in Form einer elektronischen Datenbank über den Landessportverband SH beim SVK-Mitgliederbetreuer für die Dauer der Mitgliedschaft..

1.-18.

Zusätzliche Papier-Akte (in Zukunft Aktensammlung der Mitglieder per DV) eines Mitglieds inklusive Beitrittserklärungen (Kopie oder bei elektronischer Zustellung ausgedruckt) beim SVK-Mitgliederbetreuer für die Dauer der Mitgliedschaft.
Eventueller Schriftwechsel auf Papier, per EMAIL.

1.-18.

Papier-Akte (in Zukunft Aktensammlung aller SVK-Mitglieder per DV) eines Mitglieds inklusive Beitrittserklärungen (Original oder bei elektronischer Zustellung ausgedruckt) bei den Vorstandsmitgliedern für die Dauer der Mitgliedschaft, Angestellte für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

1.-18.

Archiv der ausgeschiedenen Mitglieder(in Zukunft Aktensammlung der Mitglieder, Vorstand, Personal per DV) in Form einer Papierakte.

19.

Datenbank des LandesSportBundes Niedersachsen (DSA),

Mini-Sportabzeichen in Excel-Liste des SVK

20.

Zur Berechnung von Übungsleiterzuschüssen

 

  1. Welche Ihrer Daten werden weitergegeben?

Die Daten der Mitglieder des SVK werden nur zum Zwecke der Mitgliederverwaltung und -betreuung erhoben und nicht an Dritte weitergeben.

Lfd. Nr. aus (1)

Weitergabe der Daten

1.-12.

Weitergabe der Daten (Papierform) von der SVK-Mitgliederbetreuung zum Kassenwart und Vorstandmitgliedern zur Organisation der Mitgliedschaft und ihrer Ressorts.

1.-12.

Vereinskontaktdaten werden an Personen weitergegeben, die an einer Mitgliedschaft oder Sportart im Verein interessiert sind.

1.-12.

Weitergabe einer anonymisierten Statistik an die Stadt Kiel (Sportamt). Dabei handelt es sich um eine Mitgliederbestands-Statistik gruppiert nach Geschlecht (14) und Altersgruppen (errechnet mit Hilfe der Geburtsdaten (13) und Vereinsanschrift.

13.-18.

Keine Weitergabe von Bankdaten und Bildern (nur mit Einverständnis der fotografierten Person/en).

19.

Weitergabe an den Kreissportabzeichenobmann des SVK, LandesSportBund Niedersachsen und Landessportverband SH zur Erstellung von Statistiken und Vergabe von Ehrungspreisen.

 

  1. Wie lange werden Ihre Daten archiviert?

Lfd. Nr. aus (1)

Archivierungsdauer der Daten

1-15

Der Archivierungszeitraum der Daten ist zehn Jahre nach dem Ausschei­den eines SVK-Mitglieds (Papierakte/DV)

 

(8) Wann werden Ihre Daten gelöscht?

Lfd. Nr. aus (1)

Löschfristen der Daten

1-15

Früheste Löschung ist der 01.01. des elften Jahres nach dem Ausscheiden eines SVK-Mitglieds, da eine Kündigung nur zum 31.12. eines Jahres mög­lich ist und die Daten zehn Jahre archiviert werden.

Löschung: Vernichtung der Papierakte (Papierschredder) und Löschen der Daten aus der elektronischen Datenbank


(9) Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten

 

(10) Veröffentlichungen

Veröffentlicht werden Bilder(nach Genehmigung) sowie Berichte von Veranstaltungen, Terminen sowie Informationen, die für die Mitglieder wichtig sein könnten auf der Homepage des SVK, Flyern, Urkunden und Berichtsheften. Diese Berichte werden auf der Webseite des SVK öffentlich zum Lesen und Herunterladen angeboten.

Auf der Website des SVK werden Vereinsname, Ansprechpartner, Anschrift, EMAIL, Telefon/-fax , Bilder (nach Genehmigung) und evtl. persönliche Texte zur Vorstellung des einzelnen Vereins, die vom Verein selbst erstellt werden und freiwillig zur Verfügung gestellt werden, veröffentlicht. Dies dient zur Orientierung für Interessenten, die einen Verein zur Ausübung ihres Sports suchen.

Der SVK verweist auf Anfrage auf die Web-Seiten der Vereine.