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Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für die Vereine/Abteilungen des Sportverbandes Kiel e.V.

 

Der 1. Vorsitzende des Sportverbandes Kiel e.V. erlässt die nachfolgende Datenschutzerklärung für seine Vereine, Abteilungen, innerhalb der Hauptvereine.

 

Datenschutzerklärung

Der Sportverband Kiel e.V. (im Folgenden: SVK), achtet die Persönlichkeitsrechte aller Menschen. Das gilt auch für die persönlichen Angaben seiner Einzelmitglieder (EM). Der SVK erfragt nur solche Daten von seinen Vereinen/Abteilungen, die notwendig sind, um ihnen die Vorteile des organisierten Sports zu ermöglichen. Die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) bzw. der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) werden erfüllt. Sollte ein Punkt übersehen oder zu ergänzen sein, können Sie uns gern darauf aufmerksam machen. Durch so eine Feststellung verlieren alle anderen Punkte nicht unmittelbar ihre Gültigkeit. 

Aus Gründen der Lesbarkeit und dem Wunsch nach Verständlichkeit in einfacher Sprache wird im Text die männliche Form der Begriffe als allgemeine Form angewendet und stellt keine Bevorzu­gung männlicher Vereine/Abteilungen gegenüber weiblichen Mitgliedern oder Kindern dar. Aus dem gleichen Grunde werden keine zugrundeliegenden Artikel und Paragraphen genannt.

Der Vorstand des SVK benennt einen Mitarbeiter der Geschäftsstelle des SVK (Geschäftsführerin) und 1. Vorsitzenden, gegebenenfalls hat dieser einen Stellvertreter, vom 1. Vorsitzenden einzusetzen. Die erhobenen Daten der Bestandserhebung (Mitgliedsvereine und Abteilungen) werden durch einen Mitarbeiter und/oder seinen Vertreter des SVK erfasst, bearbeitet und verwaltet. Die betraute Person wird im Folgenden als „SVK-Mitgliederbetreuer“ bezeichnet.  Soweit von Vereinen/Abteilungen Kontaktangaben erbeten werden, verweist der SVK auf die Web-Seiten dieser Institutionen.

Mit Ihrer Unterschrift unter der Beitrittserklärung stimmen Sie der elektronischen Verarbeitung von notwendigen Daten als Voraussetzung Ihrer Mitgliedschaft zu. Im Folgenden wird erläutert, wie wir mit den uns anvertrauten Daten umgehen.

(1)   Welche Daten werden von Ihnen erhoben?

Der SVK in Person des SVK-Mitgliederbetreuers und des Vertreters benötigen für die Organisation und Verwaltung der Mitgliedschaften folgende Daten von Ihnen:

Lfd. Nr.

Beschreibung der verarbeiteten Daten

1.

Vereinsname

2.

Straße, Hausnummer

3.

Postleitzahl, Ort

4.

Mitgliederzahlen

5.

Freiwillige Zusatzangaben zum Verein

6.

Name, Vorname (Ansprechpartner 1. Vorsitzender/Kassenwart/Jugendwart)

7.

Postleitzahl, Ort

8.

Straße, Hausnummer

9.

E-Mail-Adresse (freiwillig)

10.

Festnetznummer oder Mobilfunknummer/Fax (freiwillig)

11.

Geburtsdatum aller angemeldeten Personen

12.

Geschlechter der gemeldeten Person/Personen

13.

Name der Bank

14.

IBAN-Nummer

15.

BIC

16.

Kontoinhaber

17.

SEPA-Mandat

18.

Bilder

19.

Deutsches Sportabzeichen/Mini-Sportabzeichen

Erfassung Name, Anschrift, Geburtsdatum, w/m sowie abgelegte Leistungen in den einzelnen Disziplinen in Form einer Datenbank über den LandesSportBund Niedersachsen

20.

Lizenzen von Übungsleitern (Name, Geburtsdatum, Art der Lizenz, Ausstellungsdatum und Gültigkeit)

 

(2)   Aufgrund welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?

Durch die Unterschrift auf der Beitrittserklärung, geben Sie freiwillig Ihre Einwilligung zur Erhe­bung und Verarbeitung der oben aufgeführten Daten. 

 

(3)   Welche Rechte haben Sie? 

Sie können jederzeit ohne Angabe von Gründen von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen. Damit kann Ihre Einwilligungserklärung für die Zukunft abgeändert und vollständig widerrufen werden. Sie können den Widerruf entweder postalisch oder per E-Mail an den SVK-Mitgliederbe­treuer übermitteln. Beachten Sie, dass dadurch die elektronische Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft nicht unmöglich gemacht werden darf. Andernfalls kann es einen Ausschluss aus dem SVK zur Folge haben.

 

Sie haben ein Recht darauf, 

  • Auskunft darüber zu erhalten, welche Informationen über Sie beim SVK gespeichert sind.

  • dass Ihre Daten berichtigt werden, wenn Ihre Daten unrichtig sind.

  • dass Ihre Daten gelöscht werden, wenn sie für den Zweck, zu dem sie gespeichert wurden (Ver­waltung der Mitgliedschaft), nicht mehr erforderlich sind. 

  • dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird, wenn sie nicht mehr erforderlich, aber 
    noch nicht gelöscht werden können (z. B. zum steuerlichen Nachweis/Statistiken). Diese Daten werden mit einem Sperrvermerk gekennzeichnet und dürfen nicht mehr verarbeitet werden. 

  • dass Ihre Daten übertragbar sind, d. h. Sie können Ihre personenbezogenen Daten in einem geeigneten Format erhalten (z. B. per MAIL, Post usw.). Allgemeine Nutzung der Webseiten.

 

 

Möchten Sie eines der oben aufgeführten Rechte ausüben, dann nehmen Sie dazu entweder telefonisch, postalisch oder per E-Mail mit dem SVK-Mitgliederbetreuer Kontakt auf.

Sie haben ein Beschwerderecht  bei einer Aufsichtsbehörde. Wenn Sie meinen, bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten in Ihren Rechten verletzt worden zu sein, dann können Sie sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden: 

 

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Telefon: 0431 988-1200
E-Mail:

 

(4)   Welche Ihrer Daten werden zu welchem Zweck verarbeitet?

Der SVK verarbeitet nur solche Daten von Ihnen, die er für die Organisation der Mitgliedschaft benötigt.

Lfd. Nr. aus (1)

Zweckbeschreibung der Datenverwendung

1.-8.

Schriftliche Kontaktaufnahme - Zusendung von Unterlagen, Beitragsrechnungen, Zuschüssen und Mahnungen o. ä.

9.

Elektronische Kontaktaufnahme per E-Mail
Aufnahme in einen E-Mailverteiler durch Einwilligung

1.-18.

Organisation, Planung und Abrechnung von Veranstaltungen, Seminaren und Schulungen.

10.

Telefonische Kontaktaufnahme

11.-15.

Einzug der Mitgliedsbeiträge, Auszahlung von Zuschüssen u.a.

16.+ 17

Ermittlung von gruppierten anonymen Bestandsdaten für Statistiken

18.

Verwendung für Flyer, Dokumente, Bescheinigungen und Homepage. Zur Darstellung der Vereine (nach Genehmigung)

19.

Verwendung zur Erstellung von Urkunden, Auswertungen, Ehrungen und Statistiken

 

(5)   Wo werden Ihre Daten gespeichert?

Lfd. Nr. aus (1)

Speicherform und -ort der Daten

1.-18.

Mitgliederdatei in Form einer elektronischen Datenbank über den Landessportverband SH beim SVK-Mitgliederbetreuer für die Dauer der Mitgliedschaft..

1.-18.

Zusätzliche Papier-Akte (in Zukunft Aktensammlung der Mitglieder per DV)  eines Mitglieds inklusive Beitrittserklärungen (Kopie oder bei elektronischer Zustellung ausgedruckt) beim SVK-Mitgliederbetreuer für die Dauer der Mitgliedschaft.
Eventueller Schriftwechsel auf Papier, per EMAIL.

1.-18.

Papier-Akte (in Zukunft Aktensammlung aller SVK-Mitglieder per DV)  eines Mitglieds inklusive Beitrittserklärungen (Original oder bei elektronischer Zustellung ausgedruckt) bei den Vorstandsmitgliedern für die Dauer der Mitgliedschaft, Angestellte für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

1.-18.

Archiv der ausgeschiedenen Mitglieder(in Zukunft Aktensammlung der Mitglieder, Vorstand, Personal per DV)  in Form einer Papierakte.

19.

Datenbank des LandesSportBundes Niedersachsen (DSA), 

Mini-Sportabzeichen in Excel-Liste des SVK

20.

Zur Berechnung von Übungsleiterzuschüssen

 

(6)   Welche Ihrer Daten werden weitergegeben?

Die Daten der Mitglieder des SVK werden nur zum Zwecke der Mitgliederverwaltung und -betreuung erhoben und nicht an Dritte weitergeben.

Lfd. Nr. aus (1)

Weitergabe der Daten

1.-12.

Weitergabe der Daten (Papierform) von der SVK-Mitgliederbetreuung zum Kassenwart und Vorstandmitgliedern zur Organisation der Mitgliedschaft und ihrer Ressorts.

1.-12.

Vereinskontaktdaten werden an Personen weitergegeben, die an einer Mitgliedschaft oder Sportart im Verein interessiert sind.

1.-12.

Weitergabe einer anonymisierten Statistik an die Stadt Kiel (Sportamt). Dabei handelt es sich um eine Mitgliederbestands-Statistik gruppiert nach Geschlecht (14) und Altersgruppen (errechnet mit Hilfe der Geburtsdaten (13) und Vereinsanschrift.

 13.-18.

Keine Weitergabe von Bankdaten und Bildern (nur mit Einverständnis der fotografierten Person/en).

19.

Weitergabe an den Kreissportabzeichenobmann des SVK, LandesSportBund Niedersachsen und Landessportverband SH zur Erstellung von Statistiken und Vergabe von Ehrungspreisen.

 

(7)   Wie lange werden Ihre Daten archiviert?

Lfd. Nr. aus (1)

Archivierungsdauer der Daten

1-15

Der Archivierungszeitraum der Daten ist zehn Jahre nach dem Ausschei­den eines SVK-Mitglieds (Papierakte/DV)

 

 

 

 

 (8)  Wann werden Ihre Daten gelöscht?

Lfd. Nr. aus (1)

Löschfristen der Daten

1-15

Früheste Löschung ist der 01.01. des elften Jahres nach dem Ausscheiden eines SVK-Mitglieds, da eine Kündigung nur zum 31.12. eines Jahres mög­lich ist und die Daten zehn Jahre archiviert werden.

Löschung: Vernichtung der Papierakte (Papierschredder) und Löschen der Daten aus der elektronischen Datenbank


 (9)  Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten

  • Der SVK-Mitgliederbetreuer lagert die Akten in abschließbaren Schränken in der Geschäftsstelle des SVK. Der Computer der zu erfassenden Daten steht ebenfalls in der Geschäftsstelle des SVK. Zugang hat nur der SVK-Mitgliederbetreuer sowie der geschäftsführende Vorstand (1. und 2. Vorsitzende). Die Vorstandsmitglieder des SVK lagern die Akten in abschließbaren Schränken in Privathäusern/-wohnungen.

  • Elektronisch zugestellte Beitrittserklärungen und SEPA-Mandate werden per DV gespeichert und wie die schriftlichen Beitrittserklärungen/SEPA-Mandate behandelt.

  • Die elektronische Mitgliederdatenbank ist eine vom Landessportverband SH erzeugte Datenbank. Sie wird in einem passwortgeschützten SVK-Benutzerkonto auf einem Computer in der Geschäftsstelle des SVK durch den SVK-Mitgliederbetreuer geführt. Für den Fall, dass der/die SVK-Mitgliederbetreuer den Zugriff auf den Datencontainer nicht mehr ausüben kann, liegt das/die Passwort/wörter in einer abgeschlossenen Kassette und zusätzlich in einer abgeschlossenen Schublade in der Geschäftsstelle des SVK.

  • Der private Computer des SVK-Mitgliederbetreuers und des Kreissportabzeichenobmannes erhält automatisch immer die neuesten Sicherheitsupdates, hat eine immer aktuelle Firewall und aktuellen Virenschutz.

  • Die E-Mails werden über gesicherte Verbindungen verschickt. Sollten Dateien in E-Mails auf dem Weg durch das Internet abgefangen und versucht werden, sie zu lesen. so ist der Zugriff durch die Dateiverschlüsselung von Microsoft Office (Schreib-/Leseschutz mit Kennwort) mit dem Verschlüsselungsalgorithmus AES verschlüsselt.

  • Die elektronische Datensicherung erfolgt täglich. Die Daten werden auf einem Server des Landessportverbandes SH automatisch gesichert. Im Falle eines Hardware-Diebstahls oder -schadens können die verschlüsselten Daten durch Unbefugte weder eingesehen noch missbraucht werden. 

  • EMAILS befinden sich auf dem Rechner des SVK. Sie befinden sich ebenfalls in einem passwortgesicherten Benutzerkonto auf dem Rechner des SVK-Mitgliederbetreuers, 1. Und 2. Vorsitzenden.

 

 

 

 

 

 

 

(10) Veröffentlichungen 

Veröffentlicht werden Bilder(nach Genehmigung) sowie Berichte von Veranstaltungen, Terminen sowie Informationen, die für die Mitglieder wichtig sein könnten auf der Homepage des SVK, Flyern, Urkunden und Berichtsheften. Diese Berichte werden auf der Webseite des SVK öffentlich zum Lesen und Herunterladen angeboten.

Auf der Website des SVK werden Vereinsname, Ansprechpartner, Anschrift, EMAIL, Telefon/-fax , Bilder (nach Genehmigung) und evtl. persönliche Texte zur Vorstellung des einzelnen Vereins, die vom Verein selbst erstellt werden und freiwillig zur Verfügung gestellt werden, veröffentlicht. Dies dient zur Orientierung für Interessenten, die einen Verein zur Ausübung ihres Sports suchen. 

Der SVK verweist auf Anfrage auf die Web-Seiten der Vereine.


(11) Hosting:
Diese Website wird von einem externen Dienstleister (Hoster) gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Dabei handelt es sich unter anderem um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über die Website generiert werden. Der Hoster wird Ihre Daten nur im Rahmen der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und um eine sichere, schnelle und effiziente Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Hoster wird Ihre Daten nur gemäß unseren Anweisungen verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung seiner Verpflichtungen erforderlich ist.

(12) Cookies:
Unsere Internetseiten verwenden Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und keine Schäden verursachen. Es gibt temporäre Cookies, die während einer Sitzung gespeichert werden, und dauerhafte Cookies, die auf Ihrem Endgerät verbleiben, bis Sie sie selbst löschen oder Ihr Webbrowser sie automatisch löscht. Es ist möglich, dass auch Cookies von Drittunternehmen auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen (Third-Party-Cookies). Diese ermöglichen uns oder Ihnen die Nutzung bestimmter Dienstleistungen des Drittunternehmens, wie z. B. die Abwicklung von Zahlungsdienstleistungen. Cookies haben verschiedene Funktionen. Viele Cookies sind technisch notwendig, da bestimmte Websitefunktionen ohne sie nicht funktionieren würden. Andere Cookies dienen der Auswertung des Nutzerverhaltens oder der Anzeige von Werbung. Cookies, die für den elektronischen Kommunikationsvorgang notwendig sind oder bestimmte von Ihnen gewünschte Funktionen bereitstellen oder die Website optimieren, werden aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert, sofern keine andere Rechtsgrundlage angegeben wird. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Falls eine Einwilligung zur Speicherung von Cookies abgefragt wird, erfolgt die Speicherung der betreffenden Cookies ausschließlich auf Grundlage dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Wenn Sie Cookies deaktivieren, kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein. Falls Drittunternehmen oder Analysetools Cookies einsetzen, werden wir Sie in dieser Datenschutzerklärung gesondert darüber informieren und gegebenenfalls um Ihre Einwilligung bitten.

 

(13) Google Recaptcha

Zur Absicherung vor Missbrauch von Formularen kann das ReCaptcha von Google zum Einsatz kommen, wobei der optionale Parameter 'remoteip' bei der API-Abfrage nicht gesetzt wird. Bei Verwendung des Captcha lädt Ihr Browser dabei benötigte Daten von Google herunter. Dabei wird von Ihrem Browser eine Verbindung zu den Servern von Google hergestellt, sodass Google Kenntnis über den Aufruf und Ihre IP-Adresse über unsere Webseite erlangt. Der Betreiber dieser Seite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung. Die Nutzung des Recaptcha von Google erfolgt im Interesse einer Abwehr von Missbrauch von Formularen und soll dabei die Benutzerfreundlichkeit der Webseite so wenig wie möglich beeinträchtigen. Das Captcha bietet durch eine meist automatische Erkennung und große Funktionsvielfalt eines der benutzerfreundlichsten Captcha auf dem Markt und stellt damit ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO dar.

(14)Google Maps

Diese Website kann Google Maps zur Darstellung von Lageplänen nutzen. Beim Aufruf eines Lageplans von Google Maps werden Daten an die Server von Google übertragen und dort gespeichert. Der Betreiber dieser Seite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung. Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und an einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Bei dem Aufruf von Google Maps gelten abweichende Datenschutzbestimmungen des Unternehmen Google. Weitere Informationen dazu finden Sie unter https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/.